L’obiettivo principale è di fornire un insieme di procedure semplici ma funzionali, al fine di garantire che la somma da pagare al fornitore dei prodotti (somma dei righi sia netto IVA che lordo IVA per ogni documento emesso) sia effettivamente il costo totale dei prodotti acquistati e che vengano rispettati gli accordi in essere (costo pattuito e/o di listino e/o da offerte) con i fornitori stessi.

Quindi, qualora la procedura evidenzi una differenza sul totale del documento rilasciato dal fornitore sarà premura del titolare della Farmacia fare le dovute considerazioni del caso per gestirlo nel modo più convenevole.

Il contesto dell’Elenco ordini e documenti da valorizzare è composto da 7 colonne suddivise per tipologia di documenti, operazioni ed errori:

1. Ordini non valorizzati. Riporta gli ordini da valorizzare e archiviare come fattura singola o più fatture e caricati con DDT o Fattura.
2. Ordini Accorpati. Riporta l’elenco degli ordini accorpati da valorizzare come fattura (singola o non).
3. DDT Valorizzati. Riporta gli ordini consegnati con DDT valorizzati da accorpare e/o trasformare in fattura.
4. DDT Accorpati. Riporta i DDT accorpati per generare fattura (singola o non).
5. Fatture da inserire in Prima Nota. Riporta i documenti valorizzati da inserire nello scadenzario.
6. Errori. Riporta l’elenco degli errori in importazione da segnalare all’Assistenza tecnica.
7. Documenti di acquisto. Riporta l’elenco dei documenti di acquisto per i quali puoi impostare filtri specifici, interrogazioni e ricerche varie.

Taluni fornitori hanno introdotto modalità di pagamento differenziate per tipologia di prodotto, di conseguenza potranno essere emessi più documenti da dover valorizzare:

• Fattura accompagnatoria relativa ad un ordine che genera più fatture.
• DDT con fatturazione riepilogativa, ovvero per più ordini sono emesse più fatture.
  • Esempio. Condizioni pattuite: consegna con bolla, fatturazione settimanale, 2 consegne al giorno. Situazione conseguente: la Farmacia riceve nel corso della settimana 11 bolle che genereranno 2/3 fatture.

Come è facilmente immaginabile tracciare i flussi economici con uno scenario simile è piuttosto complesso, ma informaticamente è possibile, e l’operatore ovviamente ha un ruolo determinante per il corretto funzionamento dei flussi operativi.