Agenzia delle Entrate: provvedimento del 30 Giugno 2016.
Definizione delle informazioni, delle regole tecniche, degli strumenti e dei termini per la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri derivanti dall’utilizzo di distributori automatici, ai sensi dell’articolo 2, commi 2 e 4, del decreto legislativo 5 Agosto 2015, n. 127.

Lo scorso Giugno sono state pubblicate dall’Agenzia delle Entrate le regole tecniche necessarie per rispettare l’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica all’Agenzia stessa dei dati dei corrispettivi giornalieri maturati a seguito dell’utilizzo di distributori automatici, dando così attuazione a quanto previsto dal Decreto Legislativo 5 Agosto 2015, n. 127 e dalla legge delega fiscale (art. 9 della Legge n. 23/14).

La norma prevede che l’obbligo scatti con riferimento alle operazioni eseguite dal 1 Gennaio 2017: il citato provvedimento è stato predisposto ed emanato con sufficiente anticipo anche al fine di mettere in condizione i gestori delle vending machine di organizzarsi per tempo.

Occorre innanzitutto evidenziare che, nel nostro Paese, non esiste una definizione normativa puntuale di distributore automatico: il d.Lgs. n. 114/1998, che disciplina il settore del commercio, si limita a dettare regole amministrative da adottare qualora la vendita al dettaglio venga realizzata mediante “apparecchi automatici” (art. 17).

In secondo luogo, quando si parla di commercio al dettaglio svolto mediante distributore automatico si è soliti far riferimento a quegli apparecchi mediante i quali si effettua somministrazione di alimenti e bevande (che, ai sensi dell’art. 3 del d.P.R. n. 633/72, sono assimilate alle prestazioni di servizi).

Per tali motivi l’Agenzia delle Entrate ha primariamente avviato – anche attraverso un costante confronto con Confida, la principale associazione di categoria del settore – approfondimenti finalizzati a valutare le caratteristiche tecniche degli apparecchi oggi maggiormente diffusi sul mercato e stabilire un percorso di “fiscalizzazione” graduale delle vending machine (terminologia utilizzata nella prassi): si rendeva infatti necessario garantire un passaggio economicamente e tecnicamente sostenibile per i contribuenti e gli operatori del settore che devono produrre le componenti hardware e software degli apparecchi.

Conseguentemente, il provvedimento e le connesse specifiche tecniche emanati il 30 Giugno scorso hanno inizialmente fornito una definizione tecnica di vending machine, elencando le loro peculiarità hardware, per poi stabilire le informazioni (riferite ai corrispettivi) da memorizzare e trasmettere, il loro formato nonché le modalità tecniche mediante le quali comunicare i dati garantendone l’autenticità, l’inalterabilità e la riservatezza.

I documenti sono stati pubblicati sul sito dell’Agenzia delle Entrate; sempre sul medesimo sito, i contribuenti hanno a disposizione un’ area dedicata in cui trovare i servizi per censire online i propri distributori ed ottenere certificati per “sigillare elettronicamente” il file XML con cui trasmettere i dati dei corrispettivi registrati dagli apparecchi nella fase di erogazione dei prodotti.

La fase di censimento prevede l’assegnazione di un QRCODE da applicare su ogni apparecchio in modo da consentire anche al singolo consumatore di riconoscere che il distributore che sta utilizzando è censito dall’Amministrazione finanziaria e i dati dei suoi incassi verranno trasmessi alla stessa.

La fase di memorizzazione e invio dei dati, invece, prevede – per questa fase transitoria (ovvero fino al 31 Dicembre 2022, data ultima per l’implementazione del sistema di trasmissione automatico) – l’estrapolazione degli stessi dalla memoria della c.d. scheda master dell’apparecchio (di fatto la CPU che governa l’intero funzionamento dello stesso e a cui sono connessi i sistemi di pagamento e l’erogatore dei prodotti), la predisposizione dei dati nel formato XML definito dal provvedimento, l’apposizione di un sigillo elettronico – mediante certificato digitale rilasciato dall’Agenzia – sul file prodotto, l’invio dello stesso – su canale sicuro – ai server dell’Agenzia e la finale memorizzazione dei dati sui sistemi gestionali dell’operatore. Questo processo potrà essere effettuato mediante un qualsiasi dispositivo mobile come un semplice smartphone o tablet (oltre ai cc.dd. “palmari” che sono usualmente utilizzati nel settore del vending).

Dopo la pubblicazione del provvedimento citato, si è già avviata una ulteriore fase di approfondimento tecnico riguardante i distributori automatici utilizzati in altri settori commerciali.

Federfarma, in data 28 Luglio 2016, informava di aver già avviato un confronto con l’Amministrazione tributaria per ottenere l’esonero delle Farmacie dalle disposizioni su registrazione elettronica e invio telematico dei corrispettivi giornalieri dei distributori automatici, in vigore dal 1 Gennaio 2017. È quanto riporta il Sindacato titolari nella circolare diffusa per riferire del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate che specifica requisiti tecnici delle apparecchiature e dati da trasmettere.

Il Provvedimento delle Entrate, come detto, dettaglia regole tecniche, scadenze temporali, caratteristiche dei dati e requisiti meccanici delle apparecchiature. In particolare, viene specificato che la “vending machine” è costituita da una o più «periferiche di pagamento» che controllano l’erogazione di beni e servizi mediante un «sistema master», che registra ogni somma incassata dalle periferiche di pagamento.

I soggetti iva passivi, quindi, dovranno comunicare all’Agenzia delle Entrate la matricola identificativa dei sistemi master, al fine di consentirne il censimento territoriale. Le informazioni da memorizzare e trasmettere, dal canto loro, dovranno transitare da un apposito servizio web messo a disposizione dalle Entrate sul proprio sul sito internet e tra i dati dovranno figurare le somme incassate in qualsiasi modalità dalle singole periferiche di pagamento. Queste stesse informazioni andranno conservate dai soggetti interessati insieme alle singole rilevazioni degli incassi effettuate dal sistema master nel corso dell’anno di riferimento, mentre un sigillo elettronico avanzato garantirà autenticità, sicurezza e riservatezza degli invii.

È evidente che le disposizioni diramate dall’Agenzia hanno un senso nei confronti di quei soggetti che esercitano una parte consistente della loro attività attraverso distributori automatici; non è questo il caso delle Farmacie, che il più delle volte tengono in servizio un’unica macchina e utilizzano l’apparecchio in modo marginale e complementare alla normale attività quotidiana. Federfarma farà presente tali considerazioni in tutte le sedi più opportune, allo scopo di ottenere una deroga generalizzata che possa condurre all’esonero delle Farmacie dagli obblighi della 127/2015.

Il distributore esterno è gestibile SOLO automaticamente altrimenti bisogna gestirla manualmente, nel senso che l’operatore opera manualmente. NON c’è altro modo.

Il modulo a suo tempo predisposto consentiva di scaricare il venduto (prima dell’ordine), poi di emettere l’ordine per il reintegro delle scorte, e il venduto del distributore è codificato negli incassi come operatore tra 801 e 899.

In sintesi, questo oggetto se dialoga genera il carico e lo scarico, diversamente nessuno sa informaticamente i pezzi stoccati e quelli scaricati.

Riguardo le ubicazioni a banco non c’è documentazione, ma è abbastanza intuitivo, in pratica bisogna:

1. in anagrafica Farmacia devi abilitare la gestione (pagina Impostazioni flag abilita ubicazione a banco)

2. creare la tabella Ubicazioni (F4-Archivi / 2 / M)

3. in preferenze (F7 / 5 pagina Login) associ la postazione con l’ubicazione appena creata

4. in scheda magazzino imposti per ogni postazione i pezzi e le scorte

5. l’ordine di reintegro a banco si emette da F3-Ordini / A / F2

Operativamente quando si vende scarica oltre che la giacenza totale anche quella locale, stessa cosa quando si emette l’ordine per l’ubicazione carica l’ubicazione selezionata (come flussi sostanzialmente assimilabile all’ordine interno).

A suo tempo una delle criticità era dovuta a situazioni operative, cioè non è possibile sapere se il “pezzo scaricato” (che fa parte dello stock a banco) è stato preso dallo scaffale alle spalle o sotto il banco o dal deposito o cassettiera o magari è un reso appena ricevuto che prima di essere messo a posto viene rivenduto, in sintesi ha una sua utilità di massima per il dato dettagliato, è da prendere con elasticità.