Il metodo FIFO (First In, First Out – “primo ad entrare, primo ad uscire”) identifica una metodologia di gestione e valorizzazione delle scorte di magazzino a partire dai primi carichi effettuati che porta ad utilizzare le riserve di materiale più datate rispetto a quelle acquisite più di recente, per evitarne l’obsolescenza o addirittura la scadenza.

Noto anche con il nome di FEFO (First Ended (o Expired), First Out – “primo in scadenza, primo ad uscire”), il metodo FIFO si contrappone al metodo LIFO (Last In, First Out – “ultimo arrivato, primo ad uscire”) in cui è l’ultimo prodotto inserito ad essere estratto per primo.

La  gestione dei prodotti con l’attribuzione dei Lotti di produzione e delle Scadenze consente di avvisare l’operatore, sia durante la vendita (leggi qui) sia durante l’emissione di un documento fiscale, oppure durante l’emissione di resi a Grossista o Ditta, dei lotti in procinto di scadenza.

Il gestionale, in base a specifiche impostazioni attivate nelle tabelle, provvede ad informare giornalmente (fino a quando l’operatore non decide di cancellare dall’archivio scadenze i prodotti interessati, oppure cancellare direttamente la data di scadenza) e con un’apposita schermata di avviso che un determinato numero di lotti è prossimo alla scadenza, inoltre consente di stampare mensilmente la lista dei prodotti in scadenza per effettuare delle verifiche (fisiche) nonché la cancellazione dei prodotti non più presenti in Farmacia perché venduti o resi (la procedura consente di cancellare i prodotti direttamente dal contesto vendita, quando l’operatore verifica che della scadenza segnalata non si hanno più prodotti).

Inserimento scadenza in fase di evasione ordine

Accedi al gestionale, quindi attieniti ai passaggi riportati di seguito:

1. Premi F3 Ordini, poi E – Magazzino Evoluto e poi G – Evasione ordine (carico merce da Grossista e Ditta).
2. Scegli l’ordine da gestire (F1 – Ordine da Grossista o F2 – Ordine da Ditta) e selezionalo dall’elenco che ti appare a video, quindi conferma con F10 Conferma.
3. Premi il tasto F2 Modifica Quantità per selezionare il rigo col prodotto per il quale intendi modificare il numero di pezzi da caricare a magazzino (carico manuale). Altrimenti procedi direttamente con il carico dei prodotti utilizzando il lettore ottico.
   • Viceversa, premi F2 Carico con Lettore per passare dalla modalità di Modifica Quantità (attivata di default) a quella di Carico con Lettore.
4. Procedi con l’evasione di ogni singolo prodotto e poi premi F4 Inserisci Scadenza se intendi inserire la data di scadenza. Nelle schermate che appaiono in successione a video inserisci la data di scadenza ed il numero di pezzi ai quali questa si riferisce.
   • È possibile inserire le scadenze premendo prima F3 Chiede Scadenza. In tal modo verrà attivata la funzione di pre-impostazione inserimento scadenza. Per disabilitare tale funzione, durante il processo di carico prodotti a magazzino, premi F3 Non chiede Scadenza.
   • È altresì possibile inserire la scadenza dell’ultimo prodotto caricato cliccando sul campo “Scadenza ultimo carico” presente esattamente a sinistra dello schermo e al di sopra del campo inserimento.
   • Qualora tu voglia modificare la data di scadenza in un momento successivo fai doppio click nella colonna relativa al prodotto in oggetto.
5. Completa l’evasione dell’ordine premendo F10 Conferma e poi conferma con Si.
   • Se sono presenti mancanti rinviati ne visualizzerai un riepilogo.
   • In caso di sostituzione prodotto da parte del Grossista (es. ordinato X e consegnato Y) oppure di differenza tra pezzi confermati in fase di trasmissione ordine e pezzi effettivamente consegnati, con il tasto F9 Rinviati puoi modificare le quantità da rinviare al prossimo ordine.
6. Inserisci gli estremi del documento di acquisto e premi il tasto F10 Conferma.
   • Tale operazione è importante per tener traccia di tutti i flussi ed avere un controllo accurato degli acquisti effettuati.
7. Scegli a questo punto il tipo di carico da effettuare (banco/deposito) tra le opzioni disponibili.

N.B. La scadenza viene riportata nella Scheda di Magazzino ed è visualizzabile nel campo Scadenza Ultimo carico nonché nell’archivio delle scadenze all’interno del quale è possibile apportare opportune modifiche.

Le scadenze dei prodotti possono essere altresì inserite/verificate/modificate seguendo queste indicazioni:

1. Accedi al gestionale e premi F8 Magazzino e poi 4 – Gestione Scadenze (multiscadenza e ultimo carico), poi premi F2 – Multiscadenza per entrare nel contesto Scadenze.
   • Premi invece F1 – Scadenze ultimo carico se intendi gestire nuovamente le scadenze inserite durante l’ultima evasione dei prodotti caricati a magazzino.
   • Premi invece F8 Filtri se vuoi scegliere di interrogare ad esempio le scadenze dei prodotti a partire o da un certo periodo (in formato mese/anno oppure giorno/mese/anno) oppure F7 Stampa e poi 0 – Stampe con Filtro se hai necessità di interrogare le scadenze ad esempio per Ditta specifica o impostando più tipologie di ordinamento.
2. A questo punto premi F1 Inserimento ed inserisci di seguito il prodotto di tuo interesse, nel campo pezzi inserisci il numero dei pezzi interessati alla scadenza e nel campo scadenza inserisci la data.

(Per la corretta funzionalità della metodica F3 Chiede Scadenza / F3 Non chiede Scadenza è necessario impostare opportuni parametri in tabella).

Inserimento lotto in fase di evasione ordine

Accedi al gestionale, quindi attieniti ai passaggi riportati di seguito:

1. Premi F3 Ordini, poi E – Magazzino Evoluto e poi G – Evasione ordine (carico merce da Grossista e Ditta).
2. Scegli l’ordine da gestire (F1 – Ordine da Grossista o F2 – Ordine da Ditta) e selezionalo dall’elenco che ti appare a video, quindi conferma con F10 Conferma.
3. Premi il tasto F2 Modifica Quantità per selezionare il rigo col prodotto per il quale intendi modificare il numero di pezzi da caricare a magazzino (carico manuale). Altrimenti procedi direttamente con il carico dei prodotti utilizzando il lettore ottico.
   • Viceversa, premi F2 Carico con Lettore per passare dalla modalità di Modifica Quantità (attivata di default) a quella di Carico con Lettore.
4. Procedi con l’evasione di ogni singolo prodotto e nella schermata che appare a video inserisci il numero del lotto di riferimento, il numero di pezzi e la data di scadenza, quindi premi il tasto invio della tastiera e conferma l’operazione con F10 Conferma.
   • È possibile inserire le scadenze premendo prima F3 Chiede Scadenza. In tal modo verrà attivata la funzione di pre-impostazione inserimento scadenza. Per disabilitare tale funzione, durante il processo di carico prodotti a magazzino, premi F3 Non chiede Scadenza.
   • È altresì possibile inserire la scadenza dell’ultimo prodotto caricato cliccando sul campo “Scadenza ultimo carico” presente esattamente a sinistra dello schermo e al di sopra del campo inserimento.
   • Qualora tu voglia modificare la data di scadenza in un momento successivo fai doppio click nella colonna relativa al prodotto in oggetto.
5. Completa l’evasione dell’ordine premendo F10 Conferma e poi conferma con Si.
   • Se sono presenti mancanti rinviati ne visualizzerai un riepilogo.
   • In caso di sostituzione prodotto da parte del Grossista (es. ordinato X e consegnato Y) oppure di differenza tra pezzi confermati in fase di trasmissione ordine e pezzi effettivamente consegnati, con il tasto F9 Rinviati puoi modificare le quantità da rinviare al prossimo ordine.
6. Inserisci gli estremi del documento di acquisto e premi il tasto F10 Conferma.
   • Tale operazione è importante per tener traccia di tutti i flussi ed avere un controllo accurato degli acquisti effettuati.
7. Scegli a questo punto il tipo di carico da effettuare (banco/deposito) tra le opzioni disponibili.

ATTENZIONE. Nella fase di evasione dell’ordine ed inserimento dei Lotti la procedura di controllo dei lotti invendibili è stata effettuata già a monte (durante l’emissione dell’ordine), quindi si presume che i prodotti che sono arrivati non abbiano problemi di vendibilità.

Abilitando specifici parametri, se in fase di evasione risulterà presente un lotto con anomalie di vendibilità la procedura ne darà avviso con un’apposita schermata.

N.B. Il numero di lotto e la data di scadenza sono riportati nell’apposito archivio (accedi al gestionale e premi F8 Magazzino e poi L – Gestione Lotti di produzione / scadenze) all’interno del quale è possibile effettuare modifiche, riscontri e stampe dai tasti funzione nonché interrogazioni specifiche sui prodotti usando il tasto destro del mouse.